新入社員の入社時の業務

新入社員が入社した際の業務を規定しています。特定個人情報保護規定に則って確実に業務を行ってください。

新入社員入社時の特定個人情報取得業務フロー　　

①　取得申請	特定個人情報新規取得申請書　をダウンロードして、必要事項記入の上　保護管理者に申請してください。
②　申請決裁	保護管理者は申請書の内容を確認の上決裁してください。決裁後は部門管理者に取得業務を決裁書により指示してください。
③　通知	部門管理者は利用目的同意書をダウンロードして印刷の上、新入社員に渡して同意書の内容を説明し、特定個人情報取得の同意を得てください。
④　必要書類提示	部門管理者は　扶養控除等申告書、住民税異動届、健康保険・厚生年金被保険者資格取得届、雇用保険被保険者資格取得届の作成、を新入社員に渡してください。新入社員に扶養者が射る場合は専業主婦が扶養者のばあいは委任状も渡してください。
⑤　取得	部門管理者は特定個人情報記載の書類を新入社員から受領してください。受領の際に、書類に記載のマイナンバー及び本人確認を確認規定に則って確認してください。＊確認時の注意事項　　確認時マイナンバー確認場所に他者に閲覧されないように確認場所に他者がいないこを確認してください。又、マイナンバー記載箇所に付箋紙を添付して容易に閲覧できなような措置をしてください。又、本人確認時にビデオレコーダへの通知ボタンを押して確認状況、取得状況を録画してください。
⑥　入力、保管	部門管理者は新入社員から取得した特定個人情報記載の書類を元に、特定個人情報ファイルを作成してください。作成後は特定個人情報保護規定に則って安全管理の行き届いた保管場所に確実に保管してください。
⑦　報告	部門管理者は保管終了後、指示書に必要事項を記載して特定個人情報管理者に報告してください。
⑧　確認	保護管理者は報告書を基に、本人確認、保管が規定通り行われた事を録画映像で確認してください。確認後、確認チェック表に確認結果を記入してください。＊確認できないばあいは、部門管理者にヒアリングを行い、本人確認、取得書類の完全性、保管状況の完全性を必ず確認してください。
⑨　業務完了報告	保護管理者は業務終了を確認して報告書に完了日付を記載の上署名して代表者に報告してください。
⑩　完了報告保管	代表者は業務完了報告を確認の上、特定個人情報管理規定に則って保管してください。